Бизнес без купюр
«Бизнес без купюр» — совместный образовательный проект ПАО Сбербанк, международной платежной системы Visa и Платформы знаний и сервисов для бизнеса «Деловая среда», цель которого — популяризация знаний о бизнес-картах.
Как появился этот проект? Мы провели исследование среди представителей бизнеса разных отраслей и выяснили, что предприниматели и руководители активно используют бизнес-карты или планируют их оформить, однако у них возникают сложности с доступом к информации по бизнес-картам. А вопросов возникает немало, например:
— какие расходы можно проводить по бизнес-карте, а какие нет
— как оплачивать бизнес-картой услуги за рубежом
— как установить лимиты для карт, выданных сотрудникам
— какие документы нужны от сотрудников для оформления бизнес-карт
— как учитывать расходы по бизнес-картам
— что делать, если сотрудник потеряет бизнес-карту
— что делать, если сотрудник оплатил личные расходы по бизнес-карте и др.
Проект «Бизнес без купюр» — это база знаний, в которой собраны ответы на самые распространенные вопросы о бизнес-картах. Для вашего удобства информация представлена в разных форматах: видео, статьи, вопрос-ответ. Своими советами и лайфхаками делятся не только эксперты, но и предприниматели, некоторые из которых пользуются бизнес-картами уже более 15 лет.
Успехов в вашем деле!
Команда проекта «Бизнес без купюр»
ПАО Сбербанк — лидер банковского сектора, треть ее банковской системы. У Сбербанка в России — более 110 миллионов клиентов, а за рубежом — около 11 миллионов человек. Среди клиентов Сбербанка — более 1 млн предприятий (из 4,5 млн зарегистрированных юридических лиц в России).
Visa — международная платежная система, которая обеспечивает держателям карт, торгово-сервисным предприятиям, финансовым и правительственным учреждениям в более чем 200 странах и территориях доступ к быстрой, безопасной и надежной сети электронных платежей.
Деловая среда — Платформа знаний и сервисом для бизнеса. Мы помогаем предпринимателям воплощать мечты об успешном бизнесе и формируем для него комплексную экосистему с продуктами и сервисами, позволяющими ему развивать личностные навыки и способности, увеличивать эффективность бизнеса.
Как появился этот проект? Мы провели исследование среди представителей бизнеса разных отраслей и выяснили, что предприниматели и руководители активно используют бизнес-карты или планируют их оформить, однако у них возникают сложности с доступом к информации по бизнес-картам. А вопросов возникает немало, например:
— какие расходы можно проводить по бизнес-карте, а какие нет
— как оплачивать бизнес-картой услуги за рубежом
— как установить лимиты для карт, выданных сотрудникам
— какие документы нужны от сотрудников для оформления бизнес-карт
— как учитывать расходы по бизнес-картам
— что делать, если сотрудник потеряет бизнес-карту
— что делать, если сотрудник оплатил личные расходы по бизнес-карте и др.
Проект «Бизнес без купюр» — это база знаний, в которой собраны ответы на самые распространенные вопросы о бизнес-картах. Для вашего удобства информация представлена в разных форматах: видео, статьи, вопрос-ответ. Своими советами и лайфхаками делятся не только эксперты, но и предприниматели, некоторые из которых пользуются бизнес-картами уже более 15 лет.
Успехов в вашем деле!
Команда проекта «Бизнес без купюр»
ПАО Сбербанк — лидер банковского сектора, треть ее банковской системы. У Сбербанка в России — более 110 миллионов клиентов, а за рубежом — около 11 миллионов человек. Среди клиентов Сбербанка — более 1 млн предприятий (из 4,5 млн зарегистрированных юридических лиц в России).
Visa — международная платежная система, которая обеспечивает держателям карт, торгово-сервисным предприятиям, финансовым и правительственным учреждениям в более чем 200 странах и территориях доступ к быстрой, безопасной и надежной сети электронных платежей.
Деловая среда — Платформа знаний и сервисом для бизнеса. Мы помогаем предпринимателям воплощать мечты об успешном бизнесе и формируем для него комплексную экосистему с продуктами и сервисами, позволяющими ему развивать личностные навыки и способности, увеличивать эффективность бизнеса.
Как отражать в учете переводы по бизнес-картам. Вопрос-ответ
Статья
27 апреля 2020
Ведущий эксперт сервиса «Кнопка»
У каждого из нас есть дебетовая или кредитная карточка. Для бизнеса она тоже выпускается. Называется соответственно — корпоративная, или бизнес-карта.
Бизнес-карта – удобный и практичный инструмент: хранить наличные деньги в офисе не нужно, а расходы можно ограничивать, контролировать и даже уменьшать за счет кешбэка — многие банки предлагают такую возможность. Подходит для оплаты любых расходов бизнеса, перечислять в бюджет налоги и страховые взносы тоже можно.
Впрочем, пока этим пользуются не все, неизбежно возникают вопросы: за что можно платить? как учитывать расходы? что будет с налогами и можно ли переводить с карты на карту — на самые частые мы ответим в конце статьи. Но прежде всего давайте определимся, кому обязательно нужно вести учет расходов по бизнес-карте, а кто может этого не делать.
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
Кто должен вести учет, а кто нет
Отражать расходные операции в бухгалтерском учете должны все без исключения компании — ООО, АО, НКО и другие юридические лица.
В случае ИП не все так однозначно. С одной стороны, индивидуальные предприниматели вообще не обязаны вести бухгалтерский учет — закон не требует от них этого. С другой — во многих случаях рассчитать налоги невозможно, если не знать расходы. Поэтому их учитывают предприниматели, применяющие общую систему налогообложения (то есть те, кто выставляет счета с НДС), а также находящиеся на УСН «доходы минус расходы». Можно сказать, что не закон, а сама жизнь подталкивает их к этому.
А вот ИП, которые применяют УСН «доходы» или патент, а также ООО на УСН «доходы», могут не учитывать свои расходы, потому что на налоги это не влияет. Но мы думаем, что это все же стоит делать. А также собирать документы, которые их подтверждают.
Во-первых, знать свой бизнес — хорошо. Во-вторых, именно документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдет. Кроме того, это то, что будет ждать налоговая в случае проверки — например, когда поставщик в своей отчетности указал одни цифры, а покупатель — другие.
Поэтому учитывать расходы и собирать акты, накладные и чеки желательно всем — это не только требование закона, но и здравый смысл.
В случае ИП не все так однозначно. С одной стороны, индивидуальные предприниматели вообще не обязаны вести бухгалтерский учет — закон не требует от них этого. С другой — во многих случаях рассчитать налоги невозможно, если не знать расходы. Поэтому их учитывают предприниматели, применяющие общую систему налогообложения (то есть те, кто выставляет счета с НДС), а также находящиеся на УСН «доходы минус расходы». Можно сказать, что не закон, а сама жизнь подталкивает их к этому.
А вот ИП, которые применяют УСН «доходы» или патент, а также ООО на УСН «доходы», могут не учитывать свои расходы, потому что на налоги это не влияет. Но мы думаем, что это все же стоит делать. А также собирать документы, которые их подтверждают.
Во-первых, знать свой бизнес — хорошо. Во-вторых, именно документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдет. Кроме того, это то, что будет ждать налоговая в случае проверки — например, когда поставщик в своей отчетности указал одни цифры, а покупатель — другие.
Поэтому учитывать расходы и собирать акты, накладные и чеки желательно всем — это не только требование закона, но и здравый смысл.
Как учитывают расходы
В бухгалтерском учете такие расходы отражаются на 51 счете, если бизнес-карта привязана к расчетному счету организации, или на 55 счете, если для карты открыт специальный счет. А для расчетов с подотчетными лицами используется 71 счет.
На практике чаще всего при помощи бизнес-карты оплачивают:
- товары и услуги для бизнеса — канцтовары, оргтехника, расходные материалы;
- командировочные расходы;
- представительские расходы.
Покупку товаров и услуг мы обсудили чуть выше, а про командировочные и представительские расходы поговорим прямо сейчас.
Как отчитываться за расходы
Чтобы можно было уменьшить налогооблагаемый доход на расходы по бизнес-карте, они должны быть документально подтверждены и экономически оправданны. Если подтверждения расходов (актов, накладных, чеков и т.д.) нет, то неподтвержденные суммы налоговая не позволит включить в перечень расходов, уменьшающих налог — и он будет больше, чем мог бы.
При этом ИП могут пользоваться бизнес-картой в личных целях — например, оплачивать бензин, билеты в кино или покупки в супермаркете. Но на УСН «доходы минус расходы» личные траты в перечень расходов не попадут: требуется, чтобы они соответствовали виду деятельности: если занимаетесь грузоперевозками, а купили мраморную статую — налоговая будет сильно возражать. Более того, в этом случае налоговая не только пересчитает налог и пени, но и выпишет штраф — 20% от неуплаченной суммы налога. В отличие от ОСНО, перечень расходов на этом налоговом режиме закрытый — в Налоговом кодексе этому посвящена статья 346.16
При этом ИП могут пользоваться бизнес-картой в личных целях — например, оплачивать бензин, билеты в кино или покупки в супермаркете. Но на УСН «доходы минус расходы» личные траты в перечень расходов не попадут: требуется, чтобы они соответствовали виду деятельности: если занимаетесь грузоперевозками, а купили мраморную статую — налоговая будет сильно возражать. Более того, в этом случае налоговая не только пересчитает налог и пени, но и выпишет штраф — 20% от неуплаченной суммы налога. В отличие от ОСНО, перечень расходов на этом налоговом режиме закрытый — в Налоговом кодексе этому посвящена статья 346.16
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
Командировка
Деньги на бизнес-карте — это деньги компании или ИП. При этом по умолчанию считается, что деньги, потраченные с бизнес-карты, были выданы под отчет. Поэтому, если сотрудник расплачивается такой картой — он должен отчитаться об этом: предоставить авансовый отчет и приложить к нему кассовый чек, товарный чек, квитанцию, акт или другой подтверждающий документ, в зависимости от ситуации. Товарный чек нужен не всегда: если есть кассовый и в нем указано, что именно было куплено, то товарный не требуется.
В любом случае, у документов, подтверждающих расходы, должны быть обязательные реквизиты — это название, дата, наименование контрагента, единицы измерения (суммы или штуки), а также ФИО ответственных лиц и, если необходимо, подписи и печати. И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.
В любом случае, у документов, подтверждающих расходы, должны быть обязательные реквизиты — это название, дата, наименование контрагента, единицы измерения (суммы или штуки), а также ФИО ответственных лиц и, если необходимо, подписи и печати. И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.
Налоговый кодекс, а именно ст. 264, п. 1, пп. 12, говорит, что к командировочным расходам относятся:
- суточные за каждый календарный день командировки;
- расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- расходы на проживание;
- а также другие расходы — например, медицинская страховка или аренда автомобиля.
Эти расходы надо подтверждать: проезд — билетами, проживание — квитанцией из гостиницы, аренду автомобиля — кассовым чеком из проката, страховка — страховым полисом. В случае такси подтверждением расходов будут отчет о поездке и электронный кассовый чек (или бумажный бланк строгой отчетности, если оплата была наличными деньгами). А выплата суточных подтверждается выпиской по банковскому счету или расходным ордером, если выдавали наличные. Все эти расходы отражаются в авансовом отчете, который составляется по окончании командировки.
Если сотрудник был в командировке за границей, то документы будут на иностранном языке — их надо перевести. Профессиональный перевод не требуется, можно воспользоваться онлайн-сервисом, Минфин не запрещает.
Если сотрудник был в командировке за границей, то документы будут на иностранном языке — их надо перевести. Профессиональный перевод не требуется, можно воспользоваться онлайн-сервисом, Минфин не запрещает.
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Представительские расходы
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приёма с участием приглашенных лиц и сотрудников компании — сюда же включаются аренда, оформление и оборудование помещения;
- расходы на проезд к месту проведения мероприятия и обратно;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
- а также расходы на оплату услуг переводчиков, если это не штатные сотрудники.
В этом случае кроме стандартных и уже знакомых нам документов — чеков, квитанций, актов — нужно оформить:
На представительские расходы можно потратить не более 4% от расходов на оплату труда — но только на ОСНО. Если вы применяете УСН, то представительские расходы налог по УСН не уменьшают.
- приказ о проведении мероприятия — в нем надо указать, с какой целью оно проводится, и какие сотрудники будут принимать в нем участие;
- смету расходов;
- отчет о проведении — время и место, программа, состав участников, сумма фактических расходов.
На представительские расходы можно потратить не более 4% от расходов на оплату труда — но только на ОСНО. Если вы применяете УСН, то представительские расходы налог по УСН не уменьшают.
Частые вопросы и ответы
- Если клиент оплачивает услугу переводом со своей карты физлица на мою бизнес-карту, то считается ли это оплатой на расчетный счет?
- Если физлица будут перечислять мне деньги бизнес-карту, то касса нужна или нет?
- Физическое лицо может сделать перевод юридическому?
- Как быть с чеками для физлиц? Можно ли привязать автоматическое пробитие чека, как в случае с интернет-эквайрингом?
Что касается автоматического пробития чека, то сейчас, насколько нам известно, таких решений нет. Отслеживать такие поступления непросто, особенно если их много, поэтому для бизнеса эквайринг пока лучше — тут всё уже автоматизировано. Но, надеемся, банки и платежные системы что-нибудь придумают.
- В какие сроки деньги от физлица зачисляются на карту?
- А карты физлиц не будут блокировать при переводе на нее с бизнес-карты? Был подобный опыт. Банк заблокировал дебетовую карту после перевода.
- Вижу, что возможен перевод с карты физлица на бизнес-карту за 1%. Как налоговая будет расценивать такой перевод? Что будет, если перечислять деньги на бизнес-карту будут разные физлица?
- А если предприниматель переводит деньги на карту физлица — как это учитывать и отчитываться?
Отчетность тоже обычная: если производятся расчеты с физлицами, то надо начислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ и страховые взносы, а потом отчитываться по форме 6-НДФЛ, 4-ФСС и РСВ, если были оказаны услуги (и если физлицо — не является самозанятым). Когда деньги перечисляются самозанятому, нужно получить от него электронный чек. Если же бизнес покупает у физлица товар, то налог (НДФЛ) продавец платит сам, но нужен закупочный акт, подтверждающий покупку товара у этого человека.
- Как предпринимателю отчитываться по переводам, полученным с других бизнес-карт или отправленным на другие бизнес-карты? Как это зависит от системы налогообложения?
- Может ли предприниматель перевести средства с бизнес-карты на личную карту? Можно ли перевести с личной карты на бизнес-карту? Есть ли какие-то особенности учета о которых необходимо помнить?
Друзья, мы надеемся, вы убедились, что бизнес-карта — это удобно и понятно, а значит, не страшно. В бизнесе ей можно — и нужно — пользоваться так же, как мы пользуемся личными картами в обычной жизни. Главное, не забывайте про документы, подтверждающие ваши расходы.
© Проект Сбербанка
