Бизнес без купюр
«Бизнес без купюр» — совместный образовательный проект ПАО Сбербанк, международной платежной системы Visa и Платформы знаний и сервисов для бизнеса «Деловая среда», цель которого — популяризация знаний о бизнес-картах.
Как появился этот проект? Мы провели исследование среди представителей бизнеса разных отраслей и выяснили, что предприниматели и руководители активно используют бизнес-карты или планируют их оформить, однако у них возникают сложности с доступом к информации по бизнес-картам. А вопросов возникает немало, например:
— какие расходы можно проводить по бизнес-карте, а какие нет
— как оплачивать бизнес-картой услуги за рубежом
— как установить лимиты для карт, выданных сотрудникам
— какие документы нужны от сотрудников для оформления бизнес-карт
— как учитывать расходы по бизнес-картам
— что делать, если сотрудник потеряет бизнес-карту
— что делать, если сотрудник оплатил личные расходы по бизнес-карте и др.
Проект «Бизнес без купюр» — это база знаний, в которой собраны ответы на самые распространенные вопросы о бизнес-картах. Для вашего удобства информация представлена в разных форматах: видео, статьи, вопрос-ответ. Своими советами и лайфхаками делятся не только эксперты, но и предприниматели, некоторые из которых пользуются бизнес-картами уже более 15 лет.
Успехов в вашем деле!
Команда проекта «Бизнес без купюр»
ПАО Сбербанк — лидер банковского сектора, треть ее банковской системы. У Сбербанка в России — более 110 миллионов клиентов, а за рубежом — около 11 миллионов человек. Среди клиентов Сбербанка — более 1 млн предприятий (из 4,5 млн зарегистрированных юридических лиц в России).
Visa — международная платежная система, которая обеспечивает держателям карт, торгово-сервисным предприятиям, финансовым и правительственным учреждениям в более чем 200 странах и территориях доступ к быстрой, безопасной и надежной сети электронных платежей.
Деловая среда — Платформа знаний и сервисом для бизнеса. Мы помогаем предпринимателям воплощать мечты об успешном бизнесе и формируем для него комплексную экосистему с продуктами и сервисами, позволяющими ему развивать личностные навыки и способности, увеличивать эффективность бизнеса.
Как появился этот проект? Мы провели исследование среди представителей бизнеса разных отраслей и выяснили, что предприниматели и руководители активно используют бизнес-карты или планируют их оформить, однако у них возникают сложности с доступом к информации по бизнес-картам. А вопросов возникает немало, например:
— какие расходы можно проводить по бизнес-карте, а какие нет
— как оплачивать бизнес-картой услуги за рубежом
— как установить лимиты для карт, выданных сотрудникам
— какие документы нужны от сотрудников для оформления бизнес-карт
— как учитывать расходы по бизнес-картам
— что делать, если сотрудник потеряет бизнес-карту
— что делать, если сотрудник оплатил личные расходы по бизнес-карте и др.
Проект «Бизнес без купюр» — это база знаний, в которой собраны ответы на самые распространенные вопросы о бизнес-картах. Для вашего удобства информация представлена в разных форматах: видео, статьи, вопрос-ответ. Своими советами и лайфхаками делятся не только эксперты, но и предприниматели, некоторые из которых пользуются бизнес-картами уже более 15 лет.
Успехов в вашем деле!
Команда проекта «Бизнес без купюр»
ПАО Сбербанк — лидер банковского сектора, треть ее банковской системы. У Сбербанка в России — более 110 миллионов клиентов, а за рубежом — около 11 миллионов человек. Среди клиентов Сбербанка — более 1 млн предприятий (из 4,5 млн зарегистрированных юридических лиц в России).
Visa — международная платежная система, которая обеспечивает держателям карт, торгово-сервисным предприятиям, финансовым и правительственным учреждениям в более чем 200 странах и территориях доступ к быстрой, безопасной и надежной сети электронных платежей.
Деловая среда — Платформа знаний и сервисом для бизнеса. Мы помогаем предпринимателям воплощать мечты об успешном бизнесе и формируем для него комплексную экосистему с продуктами и сервисами, позволяющими ему развивать личностные навыки и способности, увеличивать эффективность бизнеса.
Лайфхаки и тонкости бухгалтерского учета по бизнес-картам
Статья
11 августа 2021
Лайфхаки и тонкости бухгалтерского учета по бизнес-картам
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
В этом материале Дмитрий Нелюбин и Станислав Николаев, эксперты по бухучету из компании «Кнопка», рассказывают о лайфхаках, которые используют в своей работе. А также — о нюансах, которые стоит помнить при оплате бизнес-картой, например, при покупках онлайн.
Лайфхаки при использовании бизнес-карты
Лайфхак № 1
Оплату от клиентов можно принимать прямо на бизнес-карту. Здесь возможны следующие ситуации:
Если вы пользуетесь каким-нибудь сервисом онлайн-бухгалтерии, который интегрирован с вашим банком, то деньги после перевода на бизнес-карту будут автоматически учтены. Когда придет время отчитываться о своих доходах, эта сумма уже будет в системе, и все произойдет без вашего участия.
- Вы ИП — клиент производит оплату на бизнес-карту. При получении этих денег на карту, вы формируете чек в онлайн-кассе и отправляете его клиенту.
- Если у вас юрлицо, то используйте тот же самый алгоритм, что и в пункте.
- Еще одна ситуация — вы ИП и получаете деньги на свою личную карту. Так может произойти по разным причинам — например, клиент хочет перевести деньги через систему быстрых платежей. Налоговая не запрещает ИП такой способ получения оплаты (хотя Центробанк думает, что расчетный счет лучше — это же счет для бизнеса). Далее вы как ИП можете перевести деньги со своей личной карты на бизнес-карту и отобразить в системе учета как доход. Самое главное, не забудьте выдать клиенту чек.
Если вы пользуетесь каким-нибудь сервисом онлайн-бухгалтерии, который интегрирован с вашим банком, то деньги после перевода на бизнес-карту будут автоматически учтены. Когда придет время отчитываться о своих доходах, эта сумма уже будет в системе, и все произойдет без вашего участия.
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
Лайфхак № 2
Чеки можно отправлять через мессенджер. Это актуально для так называемой дистанционной торговли. Например, ваш клиент, который находится в другом городе, перечислил вам деньги, вы готовитесь ему отправить товар. Чек по закону должен быть сформирован в момент расчета. Потом его, конечно, можно вложить в коробку, это будет правильно. Но как наш клиент узнает, что чек уже выбит?
Можно просто сфотографировать чек и отправить по электронной почте, в мессенджере — в Whatsapp, Telegram. А еще лучше зайти в личный кабинет оператора фискальных данных, найти этот чек и отправить клиенту ссылку прямо на него.
Можно просто сфотографировать чек и отправить по электронной почте, в мессенджере — в Whatsapp, Telegram. А еще лучше зайти в личный кабинет оператора фискальных данных, найти этот чек и отправить клиенту ссылку прямо на него.
Лайфхак № 3
К бизнес-карте можно подключить кешбэк. Многие не знают или забывают, что по бизнес-картам можно получать кешбэк. Для этого владельцам карт Сбербанка нужно подключиться к программе «Бизнес-кешбэк», и вы будете получать за покупки бонусные баллы. Как подключиться к программе «Бизнес-кешбэк» и отразить кешбэк в учете, читайте в этом материале.
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Лайфхак № 4
Карт может быть несколько. Необязательно ограничиваться одной картой, если у вас есть сотрудники, которые часто ездят в командировки, или у вас много сотрудников, которым что-то приходится приобретать для нужд бизнеса.
Когда несколько сотрудников пользуются одной бизнес-картой и в течение дня по ней проходит несколько операций, достаточно, чтобы прошло несколько дней, и потом уже сложно будет в памяти восстановить, кто за что платил. А вдруг сотрудник уже успел уйти в отпуск? А вдруг он вообще ушел из компании? Поэтому выпустить именные карты и у вас будет возможность спросить, что конкретный сотрудник покупал.
Чтобы не беспокоиться о том, не потратят ли сотрудники лишнего, на каждую бизнес-карту можно поставить свои лимиты. Ими легко управлять в личном кабинете.
Пример. У нас в компании бизнес-карты есть у маркетинга, у администраторов, у офис-менеджеров, у директора. Сервис немаленький, поэтому иметь несколько карт для нас уже стало необходимостью.
Когда несколько сотрудников пользуются одной бизнес-картой и в течение дня по ней проходит несколько операций, достаточно, чтобы прошло несколько дней, и потом уже сложно будет в памяти восстановить, кто за что платил. А вдруг сотрудник уже успел уйти в отпуск? А вдруг он вообще ушел из компании? Поэтому выпустить именные карты и у вас будет возможность спросить, что конкретный сотрудник покупал.
Чтобы не беспокоиться о том, не потратят ли сотрудники лишнего, на каждую бизнес-карту можно поставить свои лимиты. Ими легко управлять в личном кабинете.
Пример. У нас в компании бизнес-карты есть у маркетинга, у администраторов, у офис-менеджеров, у директора. Сервис немаленький, поэтому иметь несколько карт для нас уже стало необходимостью.
Лайфхак № 5
Просите сотрудников сохранять (фотографировать) чек при покупке с помощью бизнес-карты.
Когда происходит списание по бизнес-карте (например, оплата в магазине или через интернет), в назначении платежа очень часто содержится техническая информация, она предназначена для банка. Поэтому если у сотрудника есть бизнес-карта, то у него должен быть рефлекс: если что-то израсходовал по бизнес-карте, то нужно сразу же получить подтверждающий документ.
А еще лучше фотографировать чек на всякий случай: так у вас будут реквизиты продавца. Даже если сотрудник потеряет или забудет чек, с продавцом можно будет связаться и попросить его прислать дубликат. А QR-код вообще сразу приведет на электронную версию чека.
Когда происходит списание по бизнес-карте (например, оплата в магазине или через интернет), в назначении платежа очень часто содержится техническая информация, она предназначена для банка. Поэтому если у сотрудника есть бизнес-карта, то у него должен быть рефлекс: если что-то израсходовал по бизнес-карте, то нужно сразу же получить подтверждающий документ.
А еще лучше фотографировать чек на всякий случай: так у вас будут реквизиты продавца. Даже если сотрудник потеряет или забудет чек, с продавцом можно будет связаться и попросить его прислать дубликат. А QR-код вообще сразу приведет на электронную версию чека.
Тонкости учета по бизнес-картам
1. Кешбэк и личные средства в налоговом учете. Если вы зарегистрировались в программе «Бизнес-кешбэк», не забывайте, что кешбэк — это доход. Его надо учитывать и платить налог в большинстве случаев.
! Единственное исключение, когда налог не будут взимать: если вдруг у вас расходы больше, чем доходы.
Любое поступление на карту, не только кешбэк, считается доходом по умолчанию. Ведь вы можете, будучи ИП, на свой расчетный счет перевести собственные деньги, это не доход. Но налоговая должна понимать, что эта сумма не относится к доходу.
Поэтому, когда вы свои собственные деньги вносите на бизнес-карту или, наоборот, с нее забираете, рекомендуем указывать в назначении платежей «перевод личных средств ИП». Это самая универсальная формулировка, которая двояких толкований не допускает.
! Единственное исключение, когда налог не будут взимать: если вдруг у вас расходы больше, чем доходы.
Любое поступление на карту, не только кешбэк, считается доходом по умолчанию. Ведь вы можете, будучи ИП, на свой расчетный счет перевести собственные деньги, это не доход. Но налоговая должна понимать, что эта сумма не относится к доходу.
Поэтому, когда вы свои собственные деньги вносите на бизнес-карту или, наоборот, с нее забираете, рекомендуем указывать в назначении платежей «перевод личных средств ИП». Это самая универсальная формулировка, которая двояких толкований не допускает.
2. Платежи в интернете. Сегодня предприниматели часто делают покупки для компании в интернете. Например, приобретают изображения в фотостоке.
Будьте внимательны: если учетная запись, по которой прошла эта оплата, зарегистрирована на физическое лицо, а вы проводите ее как оплату по бизнес-карте, то у налоговой в случае проверки может возникнуть вопрос, почему учетная запись зарегистрирована на физическое лицо. И, соответственно, налоговая может сделать вывод, что это расходы не компании, а личные расходы физического лица, которые этот физик по какой-то причине произвел за счет организации. Если налоговая так решит, она начнет требовать НДФЛ и страховые взносы, примерно также, как с зарплатой.
Вывод: оплачивая с помощью бизнес-карты в интернете, смотрите, под чьей учеткой — физического лица или компании — вы это делаете.
Будьте внимательны: если учетная запись, по которой прошла эта оплата, зарегистрирована на физическое лицо, а вы проводите ее как оплату по бизнес-карте, то у налоговой в случае проверки может возникнуть вопрос, почему учетная запись зарегистрирована на физическое лицо. И, соответственно, налоговая может сделать вывод, что это расходы не компании, а личные расходы физического лица, которые этот физик по какой-то причине произвел за счет организации. Если налоговая так решит, она начнет требовать НДФЛ и страховые взносы, примерно также, как с зарплатой.
Вывод: оплачивая с помощью бизнес-карты в интернете, смотрите, под чьей учеткой — физического лица или компании — вы это делаете.
3. Бизнес-карта — это в первую очередь карта для оплаты расходов бизнеса. Рассмотрим другую ситуацию: скидки и спецпредложения для частных лиц. Недавно Станислав приобретал для нужд компании онлайн-курс. И в момент оформления заказа узнал, что тариф продается с хорошей скидкой, но для частных лиц. Другие варианты не предлагались.
Он уже был готов ввести реквизиты бизнес-карты, но понял, что здесь может быть некоторая коллизия. Ведь покупает в этом случае курс частное лицо, а платит за него компания. Что надо делать в этом случае?
Здесь лучше всего в первую очередь спросить у бухгалтера, как это правильнее провести. Вероятнее всего, бухгалтер скажет примерно следующее: «Как частное лицо лучше не покупать, а договориться с продавцом, чтобы продавец выставил счет на оплату именно на компанию, и оплату произвести по этому счету.
Скорее всего, для корпоративных клиентов цена будет больше. Она в нашем случае действительно оказалась больше, но зато мы подстраховались и уберегли себя от каких-то возможных сложностей и неудобных вопросов налоговой. Вот это один из тех немногих случаев, когда бизнес-картой лучше все-таки не оплачивать. Получите счет и заплатите с расчетного счета.
Вывод: при покупках в интернете обращайте внимание, для кого действует спецпредложение или акция.
Он уже был готов ввести реквизиты бизнес-карты, но понял, что здесь может быть некоторая коллизия. Ведь покупает в этом случае курс частное лицо, а платит за него компания. Что надо делать в этом случае?
Здесь лучше всего в первую очередь спросить у бухгалтера, как это правильнее провести. Вероятнее всего, бухгалтер скажет примерно следующее: «Как частное лицо лучше не покупать, а договориться с продавцом, чтобы продавец выставил счет на оплату именно на компанию, и оплату произвести по этому счету.
Скорее всего, для корпоративных клиентов цена будет больше. Она в нашем случае действительно оказалась больше, но зато мы подстраховались и уберегли себя от каких-то возможных сложностей и неудобных вопросов налоговой. Вот это один из тех немногих случаев, когда бизнес-картой лучше все-таки не оплачивать. Получите счет и заплатите с расчетного счета.
Вывод: при покупках в интернете обращайте внимание, для кого действует спецпредложение или акция.
4. Покупка заграничных товаров и услуг. В этом пункте рассмотрим такую частую ситуацию. Вы делаете покупку в зарубежном онлайн-магазине и расплачиваетесь при этом бизнес-картой. Считается ли это валютной операцией и будут ли какие-то последствия?
С этим вопросом мы обратились в Центральный банк Российской Федерации. Банк нам ответил, что в этом случае закон не нарушается — платите. Но помните, что, начиная с определенной суммы, ваш банк может задействовать такую техническую процедуру, как учет договоров, и в этом случае попросит вас предоставить ему какие-то подтверждающие документы по сделке.
Вывод: если сумма у вас небольшая, можно спокойно расплачиваться картой в интернете. Например, покупать телефоны на AliExpress, рекламу на Facebook, различные зарубежные лицензии, доступы к сервисам (Dropbox, Shutterstock и т. д.).
С этим вопросом мы обратились в Центральный банк Российской Федерации. Банк нам ответил, что в этом случае закон не нарушается — платите. Но помните, что, начиная с определенной суммы, ваш банк может задействовать такую техническую процедуру, как учет договоров, и в этом случае попросит вас предоставить ему какие-то подтверждающие документы по сделке.
Вывод: если сумма у вас небольшая, можно спокойно расплачиваться картой в интернете. Например, покупать телефоны на AliExpress, рекламу на Facebook, различные зарубежные лицензии, доступы к сервисам (Dropbox, Shutterstock и т. д.).
5. Снятие наличных в банкомате. Здесь есть очень важный момент: это снятие может быть не только выдачей под отчет (то, что по умолчанию проводится бухгалтерией), но и чем-то другим. К примеру, вы можете возвращать займ сотруднику. Поэтому если сотрудник снимает наличные с бизнес-карты, и деньги не являются подотчетными средствами, об этом обязательно нужно сообщать в бухгалтерию, чтобы это списание провести так, как положено.
Вывод: о снятии наличных обязательно сообщайте бухгалтерии.
Вывод: о снятии наличных обязательно сообщайте бухгалтерии.
Как мы видим, бизнес-карта упрощает оплату покупок онлайн и офлайн предпринимателю и сотрудникам компании. А еще позволяет получать дополнительный доход — кешбэк. Только не забывайте правильно отражать доходы и расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Оформите бизнес-карту себе и сотрудникам
Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете
© Проект Сбербанка
